BIURO PRZYSZŁOŚCI? BEZPIECZNE, INTERAKTYWNE I INSPIRUJĄCE

Jesteśmy świadkami głębokiej transformacji modelu pracy i funkcjonowania w przestrzeni biurowej. COVID-19 to nie jedyny powód – jeszcze przed wybuchem epidemii pojawiły się nowe, globalne trendy gospodarcze i społeczne, które zainicjowały zmiany. Wiele znanych rozwiązań zostało lub zostanie zakwestionowanych, w ich miejsce pojawią się nowe koncepcje. Jak znaleźć złoty środek w kwestii efektywności, bezpieczeństwa i komfortu pracy? Jakie innowacje wdrażają wiodące firmy na rynku? Jak wreszcie przekonać pracowników, by z pełnym przekonaniem wrócili do biur?

Biuro 5.0, czyli…

Epidemia postawiła przed firmami nowe wyzwania, związane przede wszystkim z bezpieczeństwem i koniecznością zapewnienia organizacji sprawnego funkcjonowania w realiach pracy zdalnej. Jedno jest pewne – biura już nigdy nie będą takie same. – Celem jest stworzenie sprawnie funkcjonującego modelu hybrydowego, umożliwiającego organizacji efektywne połączenie stacjonarnego biura, korzystania z powierzchni coworkingowych i pracy zdalnej. Wszystkie te elementy muszą współistnieć tworząc spójny ekosystem, zapewniający płynną wymianę informacji i interakcję bez względu na to, z którego z tych komponentów korzysta pracownik – wyjaśnia Wojciech Zebura, Director, Head of Warsaw w Nuvalu Polska, firmie doradzającej klientom na rynku nieruchomości komercyjnych. W jaki sposób powinno zmienić się biuro, by efektywnie spełniać swoją rolę w nowych realiach?

#1 zmiany w aranżacji

Stanowisku pracy w biurze dość niespodziewanie wyrósł konkurent w postaci domowego gabinetu. Choć praca w trybie home office stawała się coraz bardziej popularna jeszcze przed wybuchem epidemii, COVID-19 nadał tej zmianie niespotykane tempo. Zgodnie z badaniami przeprowadzonymi w Stanach Zjednoczonych aż 59% pracowników, którzy z powodu epidemii pracują zdalnie, chce w miarę możliwości kontynuować pracę w tej formie.  Choć metoda ta nie jest pozbawiona wad, wiele osób dostrzegło jej niezaprzeczalne korzyści, m.in. oszczędność czasu czy elastyczność. Oznacza to, że część pracowników zada pracodawcom pytanie: skoro wszystko działa dobrze, po co mam wracać do biura? I tu zaczyna się rola architektów.

Nowoczesna aranżacja biura powinna zachęcać pracowników do powrotu podkreślając jego atuty względem pracy w domu. Dotyczy to wielu aspektów – od ergonomicznego, profesjonalnego i wygodnego fotela oraz biurka (których zazwyczaj nie mamy w domach), przez odpowiednie oświetlenie, po atrakcyjny, przyjazny wystrój, czyli w skrócie – więcej domu w biurze. Kluczowe znaczenie w tym kontekście ma bezpieczeństwo – pracownik musi mieć pewność, że wracając do biura nie podejmuje niepotrzebnego ryzyka. Ten aspekt będzie miał największy wpływ na zmiany w podejściu do aranżacji. – Formuła open space, która dotąd była najbardziej popularna ze względu na największą efektywność, przejdzie głęboką przemianę. Otwarta przestrzeń będzie dzielona na mniejsze powierzchnie pracy zespołowej z wykorzystaniem modułowych ścianek, które umożliwiają szybką rearanżację w razie potrzeby. Wokół stanowisk pracy będzie więcej przestrzeni, by umożliwić pracownikom zachowanie zasad social distancingu. Powstaną małe salki do e-spotkań wyposażone w sprzęt multimedialny, które będą eliminowały konieczność kontaktu face-to-face w sytuacjach, które tego nie wymagają. W jadalniach social tables będą zastępowane przez małe stoliki – mówi Monika Szawernowska, CEO pracowni projektowej Concept Space.

Funkcja biura zmieni się – przestanie być miejscem wykonywania codziennej, powtarzalnej pracy. – Biuro wyewoluuje w stronę kreatywnej przestrzeni, inspirującej interakcje i budującej atmosferę współpracy. To aspekt, który stanie się główną przewagą biura nad home office – trudno budować relacje czy team spirit zdalnie. Będzie powstawało więcej stref relaksu i playroomów, a przestrzenie socjalne będą bardziej „udomowione” – pojawi się więcej książek, zieleni i innych elementów, które tworzą naturalną, przyjazną atmosferę – dodaje Monika Szawernowska. Coraz silniejszy trend wykorzystywania alternatywnych środków transportu sprawi, że standardem w biurowcach będą stacje ładowania pojazdów elektrycznych i regularnie dezynfekowane szatnie i prysznice dla rowerzystów.

#2 Meble biurowe i wyposażenie: bezpiecznie i domowo   

Trendy w obszarze projektowania mebli biurowych będą odzwierciedlały zmiany w charakterze i aranżacji biur. Co to oznacza w praktyce? – Funkcjonalność, ergonomia i atrakcyjny design to nie wszystko. Nowoczesne meble i wykorzystane w ich produkcji materiały muszą być również bezpieczne. Co to oznacza w praktyce? Ich powierzchnie muszą być odporne na środki dezynfekcyjne i umożliwiać skuteczne odkażanie. W związku z tym zrobiliśmy przegląd dostępnych wykończeń meblowych, aby wskazać te które są najlepszym rozwiązaniem w czasach pandemii (np. Eco-skóra, Trevira, Step Melange, laminaty). Przygotowaliśmy specjalną broszurę dla klientów aby pomóc im w wyborze produktów poprawiających bezpieczeństwo czy też odpowiednich wykończeń meblowych, mówi Karolina Manikowska, Dyrektor Działu Badań i Konsultingu Przestrzeni Pracy w firmie Nowy Styl Group. Inny trend w obszarze projektowania mebli był już dostrzegalny przed epidemią i wynikał z potrzeby ocieplenia wizerunku biur, będącego elementem strategii employer brandingu i budowania atrakcyjności miejsca pracy. Meble i wyposażenie biurowe z wyglądu zaczęły bardziej przypominać wystrój domowego salonu – pojawiły się ciepłe kolory i naturalne materiały. Tendencja ta będzie coraz wyraźniejsza, ponieważ pracodawcy będą potrzebowali skutecznych środków, by przekonać pracowników do powrotu do biur z home office. Klimat biur będą również współtworzyć zindywidualizowane elementy wystroju, nawiązujące do poszczególnych branż – np. stoliki wykorzystujące elementy silnika samochodu czy sztuczna trawa zamiast wykładziny, imitująca murawę boiska piłkarskiego. Pojawi się też więcej zieleni, która ociepla i działa kojąco na zmysły. Istotną rolę odegra również oświetlenie – w ostatnich latach pojawiło się wiele nowoczesnych rozwiązań, które dostosowują intensywność i temperaturę oświetlenia do pory dnia i specyfiki stanowiska, sprzyjając koncentracji i redukując efekt zmęczenia u pracowników. Tam, gdzie to będzie możliwe, w maksymalny sposób wykorzysta się światło dzienne, z natury najbardziej przyjazne. Atmosferę tworzy również zapach, dlatego nie powinien dziwić aromat piekarni w stołówce czy lasu w skąpanej w zieleni recepcji.

#3 Technologia. Kierunek: IoT i digitalizacja

Priorytetem ery COVID-19 stało się unikanie bezpośredniego kontaktu, zarówno z ludźmi, jak i powierzchniami, których dotykają. Choć technologie dotykowe pozostaną z nami jeszcze przez wiele lat, obecna sytuacja jest silnym impulsem rozwojowym dla nowych koncepcji sterowania i zarządzania urządzeniami oraz instalacjami biurowymi. – Wyraźnym trendem jest rozwój aplikacji mobilnych i systemów realizujących koncepcję smart office, które umożliwiają dostęp do wielu funkcji za pośrednictwem smartfona. W ten sposób można już zarezerwować salę spotkań, ustawić temperaturę klimatyzacji czy zamówić jedzenie w kantynie. Coraz więcej sprzętów będzie zautomatyzowanych – od wind, przez drzwi wewnętrzne wykrywające przypisany poziom dostępu po automatyczne dozowniki mydła i ręczników czy spłuczki w toaletach – przekonuje Paweł Bergier, Właściciel firmy AV Kreator.

Kluczowym krokiem naprzód jest rozwój analizy Big Data i internetu rzeczy (IoT). Proaktywne urządzenia bazujące na przeanalizowanych zawczasu zwyczajach i potrzebach użytkowników z jednej strony ułatwią pracownikom życie, z drugiej pozwolą pracodawcom na liczne optymalizacje i redukcję kosztów eksploatacyjnych. Biuro będzie „znało” swoich użytkowników, dzięki czemu będzie można skuteczniej dostosować środowisko pracy do indywidualnych potrzeb. Precyzyjne informacje o zużyciu środków materiałów eksploatacyjnych pozwolą również administratorom powierzchni na istotną optymalizację dostaw.

Rozpędzony już od lat proces cyfryzacji wchodzi właśnie na kolejny poziom. Realia pracy zdalnej przyspieszyły digitalizację w firmach, które dotąd nie były do niej w pełni przekonane. Pracodawcy przekonali się, że to droga jednokierunkowa. Przeniesienie danych do chmury oznacza nie tylko ułatwiony dostęp – w dłuższej perspektywie proces ten przyniesie znaczne oszczędności wynikające z uwolnienia powierzchni biurowej zajmowanej przez archiwa. Wyzwaniem dla specjalistów pozostaje odpowiednie zabezpieczenie danych i stworzenie przejrzystych systemów zdalnego dostępu do nich. Kolejnym atutem cyfryzacji jest wielokrotnie wspomniane już bezpieczeństwo. Rezygnacja z drukowania dokumentów to koniec wizyt w copyroomie, w którym przecinają się ścieżki wielu pracowników, co potencjalnie zwiększa ryzyko infekcji.

Zmiany, które nie mogą czekać

Jak widać, pracodawców czeka wiele zmian. Warto spojrzeć na nie jak na inwestycję, która pomoże organizacji dostosować się do nowych realiów i sprostać oczekiwaniom. W wielu przypadkach wiąże się ona z koniecznością rearanżacji powierzchni. Choć wiąże się to z nakładami, łatwo ją przekuć w istotną wartość dodaną. – Nowoczesna, dostosowana do nowej rzeczywistości aranżacja powierzchni biurowej w bardziej efektywny sposób pozwoli wykorzystać potencjał biura. Szybka i trafna reakcja w tym obszarze to również ważny sygnał dla pracowników, który potwierdza, że organizacja rozumie nowe wyzwania i jest w stanie skutecznie zaadaptować się do nowych warunków, zapewniając zespołowi odpowiednie warunki pracy – podsumowuje Monika Szawernowska z Concept Space.

Więcej na temat przyszłości biur będzie omawiana na nadchodzącym webinarze organizowanym przez pracownię projektową Concept Space oraz firmy AV Kreator i Nowy Styl Group. Webinar odbędzie się we wtorek, 7 lipca od godz. 10:00. Informacje dotyczące rejestracji na spotkanie znajdą państwo na stronie www.linkedin.com/company/concept-space-pl/