Biznes docenia outsourcing HR – zainteresowanie e-teczką personalną wzrosło o 40%

Jednym z największych wyzwań w trakcie pandemii zmagały się firmowe działy HR. Implementacja narzędzi do zdalnej rekrutacji, motywowanie pracowników, szkolenie czy dostęp do niezbędnych dokumentów to zaledwie początek przeszkód, które w swoich działaniach napotykały firmowe kadry. Jak jednak pokazują badania, ponad 50 proc. osób jest gotowych w przyszłości kontynuować pracę z domu, a 40 proc. uważa, że to wygodniejsza forma pracy. Firmy powinny więc wprowadzać rozwiązania online nie tylko tymczasowe, ale takie, które sprawdzą się w dłuższej perspektywie.

Eksperci są zgodni, że wybuch pandemii w wielu firmach przyspieszył proces cyfryzacji i wdrażania zmian odkładanych w czasie. Przejście zespołów na zdalny model pracy wiązał się z koniecznością nowej organizacji zadań wykonywanych dotychczas stacjonarnie, która w wielu przypadkach nie odbiła się negatywnie na efektywności. Z obserwacji Iron Mountain wynika, że prawie połowa działów HR do niedawna korzystała z tradycyjnej dokumentacji papierowej, a 41 proc. funkcjonowało już częściowo elektronicznie. To następstwo wprowadzania nowoczesnych rozwiązań pracy na teczkach dokumentów.

W okresie pandemii znacznie zwiększyła się ilość zadań i obowiązków w działach HR. Praca z dokumentacją kadrowo-płacową oraz szeroko rozumianymi dokumentami pracowniczymi spowodowała przejście wielu przedsiębiorstw na elektroniczny obieg. Szczególne zainteresowanie cyfrowymi teczkami pracowniczymi wykazywały branża usługowa, FMCG, farmaceutyczna, hotelarska czy logistyczna. Liderzy rynku coraz częściej przekonują się, że digitalizacja procesów HR pozwala na efektywniejsze wykorzystanie zasobów na rozwój działalności czy przeobrażenia istotne z punktu biznesowego.  W 2020 roku zauważyliśmy przyrost klientów na poziomie ponad 40 proc. w porównaniu do roku 2019. Pokazuje to, że coraz więcej przedsiębiorstw przekonuje się do przyspieszenia cyfrowej transformacji, która bez wątpienia podnosi efektywność pracy – mówi Marta Czarnecka, Key Account Manager w Iron Mountain Polska.

Ponad 40% czasu codziennych obowiązków pracowników działów kadr i HR zajmują czynności związane z procesem tworzenia i archiwizacji pracowniczej, z czego 1/3 to sporządzanie teczek oraz organizacja i dokładanie dokumentów. Jak wylicza Iron Mountain, przejście na rozwiązania elektroniczne przy pracy na dokumentach pracowniczych pozwala przedsiębiorcom na wzrost efektywności do 40 proc. Dzięki zdalnemu dostępowi do elektronicznego archiwum firmy zyskują bieżący dostęp do dokumentów. Przekłada się to na skrócenie czasu spędzanego przy teczkach pracowniczych nawet do 100 proc., wpływając na efektywność zarządzania działów HR.

Wdrożenie elektronicznych rozwiązań i outsourcingu w zakresie teczek pracowniczych pomaga także firmom na ograniczenie kosztów związanych z wynajmem powierzchni archiwum nawet do 90 proc., a wydatków na utrzymanie infrastruktury do 30 proc. – wylicza Marta Czarnecka, Key Account Manager w Iron Mountain Polska. – Efektywne zarządzanie zasobami w dzisiejszej rzeczywistości jest szczególnie ważne. Jak pokazują nasze doświadczenia, zrezygnowanie z papieru i przejście na e-dokumentację może przyczynić się aż do 80-krotnych oszczędności czasu pracy, które przekładają się bezpośrednio na finanse organizacji.

Obecnie firmy najczęściej korzystają z outsourcingu teczek personalnych w zakresie skanowania bieżących, archiwalnych bądź dochodzących dokumentów, generowania druków RP7, ZUS RIA, aktualizacji spisów zawartości czy walidacji dokumentacji. Rosnącym zainteresowaniem cieszą się przede wszystkim kompleksowe rozwiązania obejmujące procesy digitalizacji dokumentacji aż po zamieszczenie jej na specjalnych platformach, jak np. eVault. Jak wylicza Iron Mountain, wśród najbardziej uciążliwych obowiązków pracownicy działów HR wymieniają: raportowanie (33 proc.), realizację formalności (25 proc.) czy dokumentację i administrację związaną z obsługą odmiennych systemów (13 proc.). Rozwiązania outsourcingowe pozwalają na usprawnienie większości z tych zadań.

O Iron Mountain Polska:

Iron Mountain Polska to lider rynku zarządzania informacją, archiwizacji i digitalizacji dokumentów. Zapewnia kompleksową obsługę firm w zakresie: consultingu procesów po stronie klienta, cyklu życia dokumentów w organizacji oraz ich digitalizacji. Jest także dostawcą systemów do zarządzania procesami oraz informacją w efektywny i bezpieczny sposób. Prowadzi działania z zakresu bezpiecznego przechowywania, składowania, archiwizacji oraz niszczenia dokumentacji tradycyjnej
i cyfrowej. Firma oferuje dedykowane rozwiązania sektorowe, m.in.: dla branży finansowej
i ubezpieczeniowej, służby zdrowia, kancelarii prawnych, a także instytucji publicznych oraz firm geodezyjnych i kartograficznych.

Iron Mountain Polska to 25 lat doświadczenia, ponad 1800 klientów, a także 9 milionów przechowywanych pudeł z dokumentami i prawie 100 milionów skanowanych stron rocznie.

Iron Mountain Polska jest częścią Iron Mountain Inc. – globalnego lidera w branży zarządzania informacją, złożonego w 1951 roku w Livingstone w USA. Firma działa w kilkudziesięciu krajach na 6 kontynentach i notowana jest na Nowojorskiej Giełdzie Papierów Wartościowych (IRM).

Iron Mountain Polska Services Sp. z o.o. zostało wyróżnione tytułem Gepardy Biznesu 2018, przyznawanym przez Instytut Europejskiego Biznesu najdynamiczniej rozwijającym się firmom na polskim rynku.

Więcej informacji na temat Iron Mountain można znaleźć na stronie www.ironmountain.pl