Digitalizacja na tak, przed chmurą wciąż obawy

Nowa rzeczywistość podkreśliła potrzebę cyfrowej transformacji, choć w wielu przypadkach wdrożenie i skalowanie usług chmurowych pozostaje wyzwaniem. Jak wskazuje Iron Mountain, pandemia w początkowym etapie przyspieszyła wdrażanie rozwiązań cyfrowych, lecz dzisiaj zainteresowanie pozostaje na stałym, choć nierosnącym poziomie. Firmy, bardziej niż pełnego przejścia do chmury, szukają rozwiązań cyfrowych gwarantujących bezpieczeństwo danych.

Jak wynika z badania EY Digital Investment Index, 79% przedsiębiorców uznaje, że ich działania cyfryzacyjne zatrzymują się w początkowej fazie, a przyczyny tej sytuacji są mnogie: od braku pracowników, budżetu czy dostępu do danych. Wzmożone zainteresowanie digitalizacją w ubiegłym roku wiązało się z koniecznością organizacji zdalnego funkcjonowania wielu firm. Dzisiaj większość z nich wypracowała własne procedury, procesy i mechanizmy operacyjne. Z tego względu większym zainteresowaniem cieszą się dzisiaj usługi pomocnicze bądź dające dodatkowe zabezpieczenie dla posiadanych zasobów.

W nowej rzeczywistości, gdy większość nas funkcjonuje zdalnie bezpieczeństwo dokumentów i danych jeszcze mocniej rośnie na znaczeniu. Potwierdzają to sytuacje takie, jak pożar archiwum z 20 tys. metrów bieżących dokumentów urzędu miasta w Krakowie. Dokumentacja nie została zdigitalizowana, wskutek czego większość danych przepadło, wśród których znajdowały się także informacje siedmiu publicznych zakładów opieki zdrowotnej.

Pandemia bez wątpienia pokazała znaczenie cyfryzacji dokumentów, co zauważyliśmy w wysokim popycie na wszelkie usługi związane z digitalizacją, szczególnie na początku ubiegłego roku. Dzięki przetwarzaniu dokumentów do wersji cyfrowej, firmy mogą korzystać z nich w sposób umożliwiający wszystkim symultaniczny dostęp, przydatny w pracy zdalnej – zauważa Marcin Mandryk, Sales Operations Executive CEE & Product Manager Iron Mountain Polska. – Sam dokument dzisiaj nie jest potrzebny, liczą się informacje, które są w nim zawarte.

Jak podkreśla Iron Mountain, zainteresowanie digitalizacją wciąż jest wysokie, zarówno w Polsce, jak i zagranicą, gdzie firmy zależnie od wielkości i sektora widzą szanse i korzyści z cyfryzacji dokumentów. Jednak dzisiaj znaczna część zapytań wiąże się z rozwiązaniami i usługami, które oferują zabezpieczenie dokumentacji i danych na wypadek wypadków losowych, takich jak choćby w Krakowie. Duży wzrost notują zapytania o uporządkowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO –  szczególnie w Polsce o około 30% i na Węgrzech – 10%.

Digitalizacja dokumentów pozwala na rejestrację podstawowych informacji umożliwiających identyfikację przy zachowaniu minimalizacji przetwarzania danych osobowych. Kierowanie się indeksem wiodących pozwala przeprowadzać operacje na dokumentach bez powiązywania ich bezpośrednio z osobą. Dodatkowo w przypadku pracy zdalnej pozwala na jej ciągłość i bezpieczny dostęp do informacji. Firmy, które funkcjonują zdalnie w nowej rzeczywistości obecnie udoskonalają wdrożone procedury i szukają rozwiązań, które je usprawnią. Jednak, jak dostrzega Iron Mountain, pomimo otwarcia na digitalizację, zainteresowanie rozwiązaniami wyłącznie chmurowymi jest wciąż niewielkie w całym regionie Centralnej i Wschodniej Europy.

Brak dużego zainteresowania chmurą pokazuje wciąż obecny brak zaufania do technologii i odpowiednich regulacji prawnych na poziomie ogólnym, a także dopasowanym do każdego sektora. Cały czas widoczne są bariery na poziomie świadomości digitalizacji i płynących z niej korzyści, szczególnie wśród mniejszych firm, które wciąż są przywiązane do papieru i korzystają z obu wersji dokumentów jednocześnie. Przez to rozwój chmury będzie postępował w nieco wolniejszym tempie – dodaje Mandryk.

Częściej korzyści z digitalizacji i rozwiązań chmurowych dostrzegają dzisiaj klienci instytucjonalni, przede wszystkim w krajach bałtyckich, gdzie przoduje Estonia. Z kolei w Polsce podejście różni się w zależności od sektora – banki i firmy ubezpieczeniowe są bardziej otwarte i chętne na wdrożenia. Coraz częściej pojawia się też digitalizacja rozwiązań dla osób indywidualnych w zakresie usług retailowych, dostawców prądu, gazu czy wodociągów. Choć zmiany w funkcjonowaniu biznesu na całym świecie przyspieszyły cyfrową transformację, wciąż w wielu krajach i sektorach ten proces przebiega w jednostajnym i długofalowym tempie.

O Iron Mountain Polska:

Iron Mountain Polska to lider rynku zarządzania informacją, archiwizacji i digitalizacji dokumentów. Zapewnia kompleksową obsługę firm w zakresie: consultingu procesów po stronie klienta, cyklu życia dokumentów w organizacji oraz ich digitalizacji. Jest także dostawcą systemów do zarządzania procesami oraz informacją w efektywny i bezpieczny sposób. Prowadzi działania z zakresu bezpiecznego przechowywania, składowania, archiwizacji oraz niszczenia dokumentacji tradycyjnej
i cyfrowej. Firma oferuje dedykowane rozwiązania sektorowe, m.in.: dla branży finansowej
i ubezpieczeniowej, służby zdrowia, kancelarii prawnych, a także instytucji publicznych oraz firm geodezyjnych i kartograficznych.

Iron Mountain Polska to 25 lat doświadczenia, ponad 1800 klientów, a także 9 milionów przechowywanych pudeł z dokumentami i prawie 100 milionów skanowanych stron rocznie.

Iron Mountain Polska jest częścią Iron Mountain Inc. – globalnego lidera w branży zarządzania informacją, złożonego w 1951 roku w Livingstone w USA. Firma działa w kilkudziesięciu krajach na 6 kontynentach i notowana jest na Nowojorskiej Giełdzie Papierów Wartościowych (IRM).

Iron Mountain Polska Services Sp. z o.o. zostało wyróżnione tytułem Gepardy Biznesu 2018, przyznawanym przez Instytut Europejskiego Biznesu najdynamiczniej rozwijającym się firmom na polskim rynku.

Więcej informacji na temat Iron Mountain można znaleźć na stronie www.ironmountain.pl