Nie zmarnujmy potencjału Bazy Danych o Odpadach

Niedługo miną trzy lata od wprowadzenia rejestru BDO, który jest bazą danych o produktach, opakowaniach i gospodarce odpadami. Firma Interseroh zajmująca się organizacją odzysku opakowań przeprowadziła badania dotyczące funkcjonowania systemu. Płyną z nich bardzo ciekawe wnioski.

BDO to Baza Danych o Odpadach. Jej utworzenie miało na celu uszczelnienie i usprawnienie systemu gospodarowania odpadami, ograniczenie powstawania dzikich wysypisk oraz zwiększenie poziomu recyklingu. Wprowadzenie systemu sprawiło, że kłopotliwe odpady są dziś ewidencjonowane, dzięki czemu wiadomo, co się z nimi dalej dzieje.

Elektroniczny rejestr BDO, będący pierwszym elementem systemu, został uruchomiony w styczniu 2018 roku. Od tego momentu muszą wpisywać się do niego nie tylko podmioty wytwarzające odpady, ale także transportujące je, ewidencjonujące, wprowadzające na rynek nowe opakowania czy zajmujące się przetwarzaniem odpadów. Tak naprawdę to bardzo dużo firm z różnych branż, począwszy od sklepów spożywczych, poprzez gabinety lekarskie, warsztaty samochodowe, a na przedsiębiorstwach zajmujących się transportem i utylizacją odpadów kończąc.

Pozytywnie, ale z zastrzeżeniami

Pod koniec sierpnia firma Interseroh zapytała firmy o wrażenia związane z użytkowaniem Bazy Danych o Odpadach. Celem badania było sprawdzenie, jakie problemy pojawiły się w trakcie użytkowania systemu i jakie elementy można by jeszcze w nim  poprawić. W ankiecie wzięła udział reprezentatywna grupa przedsiębiorców  wpisanych do BDO. 36% z nich zgadza się, że system usprawnia i uszczelnia gospodarowanie odpadami. Jednocześnie równo połowa respondentów pozytywnie ocenia wprowadzenie BDO i elektronicznej ewidencji odpadów, 11% badanych nie ma na ten temat zdania, a 40% uważa, że nie był to dobry pomysł. Niestety, aż 55% respondentów źle ocenia funkcjonowanie BDO, a tylko 28% dobrze. Dlaczego, w opinii firm, system nie działa jak należy? Większość respondentów uważa, że problemem jest jego powolna praca i częste zawieszanie się. Kolejna przeszkoda to brak jasnych instrukcji, jak korzystać z elektronicznej bazy danych.

Aż 53% respondentów twierdzi, że system jest nieintuicyjny. Przeciwnego zdania jest 32% ankietowanych, a pozostali nie mają na ten temat wyrobionej opinii. Jednocześnie tylko co czwarty badany przyznaje, że wprowadzenie elektronicznej ewidencji odpadów usprawniło pracę jego firmy, 60% badanych nie zauważyło zmian na lepsze. Tyle samo ankietowanych stoi na stanowisku, że ewidencja odpadów nie ułatwiła wcale wyboru firmy odbierającej odpady (przeciwnego zdania jest zaledwie 13% badanych). Niemal co drugi respondent negatywnie ocenia wprowadzenie elektronicznej sprawozdawczości za pośrednictwem BDO. Ponad 60% ankietowanych zaznacza, że sporządzanie dokumentów w BDO jest skomplikowane, a 30% z nich prowadzi sprawozdawczość poprzez podmioty zewnętrzne. Okazuje się, że problemy sprawia firmom tak naprawdę sporządzanie wszystkich typów dokumentów, a więc sprawozdawczość komunalna (64% ankietowanych uważa, że jest to skomplikowane), sporządzanie sprawozdania rocznego o produktach, opakowaniach i gospodarowaniu odpadami z nich powstającymi (68%) oraz sporządzanie sprawozdania rocznego o wytwarzanych odpadach i gospodarowaniu odpadami (62%). Płynie z tego wniosek, że wszystkie rodzaje dokumentów są dla respondentów równie trudne do przygotowania. Powyższe dane świadczą o tym, że podmioty biorące udział w ankiecie mają sporo zastrzeżeń do systemu, który – ich zdaniem – jest trudny w obsłudze i nie spełnia swoich podstawowych funkcji.

Musi być prościej i szybciej

Nawet pozytywnie nastawieni do elektronicznej ewidencji przedsiębiorcy zwracają uwagę na niedogodności, które można by zniwelować lub poprawić. Ponad połowa ankietowanych miała złe doświadczenia w kontaktach z infolinią, wskazując m.in. na bardzo długi czas oczekiwania na połączenie z konsultantem. 60% ocenia, że prowadzenie sprawozdawczości jest skomplikowane, a za łatwe uznaje je zaledwie jeden na 14 badanych! Dla większości ankietowanych korzystanie z BDO generuje dodatkowe koszty – 42% z nich musiało zatrudnić i przeszkolić dodatkowych pracowników do obsługi systemu, a 62% uznało, że z tytułu jego wprowadzenia płaci więcej za odbiór odpadów. Mało tego, wiele podmiotów obawia się, że pierwszy rok działania BDO pociągnie za sobą kary wynikające z błędów i problemów, występujących przy obsłudze bazy. Ponadplanowe wydatki mogą skutkować tym, że wiele podmiotów zrezygnuje ze zgłaszania niektórych rodzajów odpadów, co z kolei spowoduje, że trafią one do tzw. „szarej strefy”.

Póki co, korzystanie z BDO sprawia użytkownikom wiele trudności. Instrukcje mające tak naprawdę ułatwiać poruszanie się po bazie są niejasne, niedokładne i niepraktyczne. Respondenci wskazują w badaniu, że system działa wolno i się zawiesza, a obsługa i ewidencja odpadów jest bardzo czasochłonna. Wynika to m.in. z konieczności ciągłego przechodzenia między wieloma zakładkami oraz wielokrotnego wprowadzania tych samych danych. Podkreślają, że nieprzyjazny i nieintuicyjny jest interfejs użytkownika, który ma zbyt dużą liczbę zakładek.

Jak temu zaradzić?

Korzystanie z systemu na pewno musi być prostsze i bardziej intuicyjne (należy na pewno usprawnić interfejs), zaś wprowadzanie danych powinno odbywać się znacznie szybciej. W bazie powinny pojawić się również nowe funkcje, m.in. generowania zestawień i raportów na podstawie wprowadzanych informacji. Użytkownicy systemu życzą sobie również, aby można było logować się do niego przez prywatny profil zaufany tylko jednego pracownika i powiązanie tego profilu z firmowym kontem BDO. Ważną kwestią są dodatkowe koszty. Sugerowane wyżej zmiany spowodują, że do obsługi systemu nie będzie trzeba zatrudniać aż tak wielu nowych pracowników czy korzystać z pomocy firm zewnętrznych. Warto zapewnić też przedsiębiorców, że nie będą musieli płacić kar za błędy czy problemy związane z obsługą bazy.

– Rejestr BDO ma bez wątpienia ogromny potencjał, jednak potrzebne są działania, które jak najszybciej usprawnią jego pracę sprawiając, że stanie się bardziej przyjazny dla użytkowników – podsumowuje Paweł Lesiak z firmy Interseroh.

Należy pamiętać, że połowa respondentów, pomimo wielu niedociągnięć, pozytywnie ocenia wprowadzenie BDO. Oczywiście elektroniczna ewidencja wymaga dopracowania, jednak kiedy już to nastąpi, może stanowić naprawdę efektywne narzędzie nie tylko usprawniające funkcjonowanie firm, ale także całego systemu gospodarowania odpadami.

Interseroh Organizacja Odzysku Opakowań SA